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Conservazione dei documenti fiscali: conservazione sostitutiva dello spool di stampa

di Avv. Andrea Lisi Presidente ANORC – www.anorc.it Coordinatore Digital & Law Department Studio Legale Lisi – www.studiolegalelisi.it Consulente IDM Group


I principi fondamentali della “dematerializzazione” dei documenti fiscali sono attualmente contenuti nelle norme generali in materia di conservazione digitale dei documenti: Codice dell'amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005, qui di seguito più brevemente CAD) e Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004 n. 11 (di seguito, più brevemente, deliberazione CNIPA); a queste norme si aggiungono le norme speciali in materia di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti e di fatturazione elettronica: il DMEF 23 gennaio 2004 e il D. Lgs. 52/2005. A queste normative si riferiscono le utilissime e diverse “prassi interpretative” fornite dall’Agenzia delle Entrate in recenti Circolari e Risoluzioni in materia.

La normativa attualmente in vigore, in ragione della peculiare natura della documentazione fiscale, prevede l’adozione di particolari e indispensabili regole e accorgimenti sia sotto il profilo della autenticità e immodificabilità nel tempo, sia sotto il profilo della protezione dei dati personali contenuti in tali documenti.

È comunque l’art. 44 del CAD a costituire la chiave interpretativa fondamentale per tutte le normative di questo delicato settore ed esso precisa che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve garantire:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento;
b) l'integrità del documento;
c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

Pertanto, il Responsabile della conservazione digitale dei documenti fiscali e, cioè, il custode di tutti questi “documenti privi di peso”, da una parte deve seguire specifiche regole tecniche contenute nella deliberazione CNIPA e nel DMEF 23 gennaio 2004 al fine di garantire la corretta archiviazione, autenticità e integrità dei documenti informatici a lui affidati e dall’altra parte deve assicurarsi che il sistema di conservazione persegua precise politiche di privacy e sicurezza dei dati archiviati.

In merito alle varie problematiche della digitalizzazione del documento fiscale e, in particolare, sulla possibilità di portare in conservazione sostitutiva direttamente lo spool delle fatture analogiche da digitalizzare, senza procedere alla loro effettiva scansione, si ricorda che l’Agenzia delle Entrate in una recente Risoluzione (Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009) ha chiarito che pur riconoscendo la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione, si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.

Inoltre, in merito alle nuove regole sulla tenuta informatica dei documenti contenute nel nuovo articolo 2215bis cod. civ1.  recentemente introdotto nel nostro ordinamento e in odor di ulteriori modifiche, è opportuno richiamare la recente Risoluzione n. 220 del 13 agosto 2009, la quale ha giustamente sottolineato la specialità delle norme contenute nel D.M.E.F. 23 gennaio 2004 e, quindi, la non applicabilità dell’articolo 23, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”), come modificato dall’articolo 16, comma 12, decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, nella parte in cui prevede la firma elettronica della copia del singolo documento analogico.
Pertanto, ai fini della conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, i contribuenti potranno continuare ad attenersi alle indicazioni già fornite con circolare 36/E del 2006..
Lo stesso ragionamento deve, quindi, ritenersi applicabile in tutti i casi in cui una normativa ordinaria risulti essere in contrasto con normativa speciale contenuta nelle norme fiscalmente rilevanti. È questo il caso dell’art. 2215 bis C.c. che ha introdotto nuove regole per attestare la regolarità di tenuta dei libri e dei registri attraverso la previsione di una nuova sorta di «vidimazione informatica» trimestrale per la versione digitale della documentazione contabile e fiscale delle aziende.
Digitalizzare i documenti fiscali è, quindi, possibile, anzi possiamo dire che è un percorso necessario e ineluttabile, ma deve realizzarsi attraverso una gestione elettronica attenta alla sicurezza informatica di tali dati e un management accorto nel processo di conservazione di tali documenti. E il “sigillo di garanzia” a tali processi dovrà essere apposto da figure competenti ed esperte, quali i responsabili della conservazione digitale (e/o sostitutiva) dei documenti e, cioè, dai vigili archivisti del mondo digitale.

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1 Art. 2215-bis. - (Documentazione informatica). - I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.
Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.