mq di spazio archivi

i

milioni di box e 50 km lineari di documenti archiviati

U

richieste di ricerca giornaliera

Document Warehouse

Servizi di gestione degli archivi dinamici e di deposito. Gestione magazzino stampati

IDM Document Warehouse è il servizio di gestione fisica e informatica degli archivi documentali cartacei ad alta e bassa movimentazione. Progettato per le aziende che producono e raccolgono grandi volumi di documenti cartacei, il servizio risolve problematiche di spazio, di sicurezza e di economie di gestione difficilmente superabili senza un’infrastruttura e un’organizzazione espressamente dedicate.

Sicurezza

I documenti affidati a IDM vengono stoccati presso centri logistici controllati da istituti di vigilanza e protetti da sistemi antincendio e antintrusione in conformità con le norme che tutelano l’integrità e la riservatezza delle informazioni.

Archiviazione fisica

I documenti cartacei vengono controllati, indicizzati e inseriti in apposite unità di archiviazione identificate da un codice che ne specifica il contenuto e la posizione fisica nel magazzino. I dati vengono acquisiti dal sistema informativo che aggiorna automaticamente la mappa logica dell’archivio.

Richieste di ricerca e trasmissione di documenti

Gli utenti autorizzati possono richiedere in qualsiasi momento l’invio di un documento in copia o in originale. IDM prende in carico le richieste, effettua la ricerca, preleva il documento e lo trasmette secondo le modalità prestabilite. Tutti i documenti usciti dall’archivio vengono posti in uno stato di evidenza.

Consegna, ritiro e ri-archiviazione

La documentazione consegnata è corredata da una distinta riepilogativa. All’interno del plico, i fascicoli sono raggruppati per ogni singolo richiedente. Ogni plico è sigillato per garantire la riservatezza delle informazioni contenute. Terminata la consultazione, l’utente richiede a IDM il ritiro dei documenti e la loro reintegrazione all’interno dell’archivio.

Tracking on-line

Tutte le fasi operative sono monitorabili on-line attraverso la piattaforma applicativa IDM. L’utente ha a disposizione funzioni di reporting per analizzare lo stato delle richieste e delle consegne effettuate.

Gestione del ciclo di vita dei documenti

Superato il periodo formale minimo di archiviazione, IDM, previa approvazione del cliente, provvede all’estrazione dei documenti e alla loro distruzione ordinaria o certificata.

Gestione Magazzino Stampati

IDM supporta le aziende anche nella gestione del magazzino stampati (contrattualistica, modulistica, brochure, prospetti, ecc.), governando il processo di ricezione degli ordini, di picking, di gestione delle giacenze e di invio del materiale alle strutture richiedenti distribuite sul territorio (sedi, filiali, agenzie, sportelli).

11 + 11 =

IDM –  Integra Document Management Srl 
Vicolo Diomede Pantaleoni, 4
20161 Milano – Italy

Tel: +3902646702.1 | +3902932090.1
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